Erilaisten vastaanottopalveluiden asioinnissa nopeus ja selkeys ovat tärkeitä elementtejä. Kun esimerkiksi laboratorion, työllisyyspalvelutoimiston tai opintoneuvonnan ajanvaraus voidaan yhdistää omatoimiseen ilmoittautumiseen paikan päällä, koko prosessista saadaan saumaton kokonaisuus, joka alkaa ajan varaamisesta ja päättyy vastaanottoon.
Itseilmoittautumisjärjestelmä on kehitetty helpottamaan asiointia sekä palveluihin saapuvien asiakkaiden että työskentelevien ammattilaisten näkökulmista. Nyt perehdymme tarkemmin, miten itseilmoittautumisjärjestelmä parantaa asiakasohjausta ja tekee palvelukokemuksesta sujuvan ajanvarauksen kaikille osapuolille.
Asiakkaan saapuessa varatun palvelun toimipisteeseen hän kohtaa ensimmäisenä fyysisen itseilmoittautumisautomaatin vastaanottoaulassa.
Ilmoittautuminen saapuneeksi tapahtuu esimerkiksi joko skannaamalla ajokortti tai syöttämällä henkilötunnus tai varausavain laitteen näytölle. Sen jälkeen automaatti tunnistaa ajanvarausjärjestelmässä varatun ajan ja asiakas saa vuoronumerotulosteen.
Aulan infonäytöltä asiakas voi seurata kutsuttavia vuoronumeroita. Kun ammattilainen on valmis ottamaan seuraavan asiakkaan vastaan huoneessaan, infonäytölle ilmestyy jononumero sekä ammattilaisen huoneen numero.
Kaikki vastaanotoille saapuvat asiakkaat eivät varaa aikojaan ennakkoon vaan ilmoittautuvat paikan päällä sopivaan vuoronumerojonoon. Itseilmoittautumisautomaatilla myös vuoronumeroasiointi onnistuu kätevästi, ja ammattilaiset näkevät näkymässä erillään sekä ajan varanneet että vuoronumerojonoissa odottavat asiakkaat.
Kun itseilmoittautumisjärjestelmä tunnistaa asiakkaan ja ilmoittaa hänen saapumisestaan automaattisesti toimipisteen henkilöstölle, vähenee tarve manuaalisille tarkistuksille.
Vastaanottava ammattilainen voi seurata reaaliaikaisesti saapuneita asiakkaita ja heidän jonotilannettaan huoneestaan Service desk-näkymästä, jonka kautta hän voi kutsua aina seuraavan asiakkaan sisään yhdellä napsautuksella.
Ratkaisu vähentää ruuhkia ja helpottaa asiakasvirran hallintaa – ammattilaisten ei tarvitse hyppiä tietokoneillaan eri järjestelmien välillä, vaan sen sijaan he voivat siirrellä aikoja varanneita asiakkaita jonoissa muuttuvien tilanteiden mukaan.
Helppo hallittavuus lyhentää odotusaikoja, ja kaikki asiakkaat saavat palvelua jouhevasti. Vuoronumeroasiointi varmistaa, että myös kiireettömät käynnit hoidetaan järjestelmällisesti ja asiakkaat pysyvät ajan tasalla omasta vuorostaan.
Prosessi on myös tietoturvallisempi, sillä henkilökunnan ei tarvitse juoksennella perinteiseen tapaan käytävillä huutelemassa nimiä tai noutamassa asiakkaita työpisteilleen.
Itseilmoittautumisautomaatti ja sen taustalla oleva asiakasohjausjärjestelmä ei ole vain ajanvarausta tukeva väline vaan kokonaisvaltainen asiakasohjauksen ratkaisu, joka tehostaa palvelua ja säästää kaikkien osapuolten aikaa.
Järjestelmä tarjoaa helppokäyttöisen, nykyaikaisen asiakaspolun, jossa asiakkaat saavat tarvitsemansa tuen ilman ylimääräistä odottelua tai hämmennystä.
Ammattilainen pääsee keskittymään palvelun laatuun ja ohjaamaan asiakkaita entistä tehokkaammin – ja asiakas kokee saavansa henkilökohtaista, sujuvaa palvelua sisään astumisesta vierailunsa päättymiseen saakka.
