Vastuu TE-palveluiden järjestämisestä siirtyi Suomessa kuntien harteille kuluvan vuoden alussa. Sen myötä myös kuntatasolla ymmärretään yhä paremmin, että tänä päivänä palveluiden tarjoaminen sujuvasti ja asiakaslähtöisesti edellyttää moderneja digitaalisia työkaluja, joista yksi on helppokäyttöinen ja luotettava sähköinen ajanvaraus.
Tässä blogitekstissä esittelemme, millaisia hyötyjä yhteen järjestelmään keskitetty sähköinen ajanvaraus ja asiakasohjaus voivat parhaimmillaan tuoda kuntien työllisyysalueille.
Suosituissa ja joskus ruuhkautuvissakin työllisyyspalveluissa tehokas ajanhallinta on olennainen tekijä.
Vastaanottoauloissa istuminen tai odottelumusiikin kuunteleminen langan päässä on monelle julkisten palveluiden asiakkaalle liiankin tuttua. Ammattilaisen näkökulmasta taas käsipelillä tehtävät varaukset ja järjestelmien välillä hyppely on yllättävänkin paljon resursseja kuluttava osa jokapäiväistä työtä.
Perinteinen puhelimitse tai kasvokkain palvelupisteissä tapahtuva ajanvaraus siis sitoo sen osapuolia ajallisesti ja vaivallisesti prosessissa, joka voisi olla helposti korvattavissa tai ainakin kevennettävissä vaivattomalla verkkoasioinnilla.
Sähköisen ajanvarausjärjestelmän myötä esimerkiksi juuri työllisyyspalveluiden ammattilaiset ja aikoja varaavat asiakkaat voivat varata aikojaan ja hallinnoida niitä helposti itse. Kun käyttäjälle avautuva näkymä on vieläpä selkeä ja helposti ymmärrettävä ja järjestelmä ohjaa jokaista käyttäjää heidän oikeuksiensa ja tietojensa mukaan, vähenevät inhimilliset virheet koko ajanvarausprosessin eri vaiheissa.
Sähköisessä ajanvarausjärjestelmässä on työllisyyspalveluiden ammattilaisille se ehdoton hyöty, että he voivat hallinnoida varauskalentereitaan verkossa missä ja milloin tahansa.
Vihta-ajanvarauksen Outlook/Office365-integraatio varmistaa, että varaukset päivittyvät automaattisesti ammattilaisen työkalenteriin, ja samaan tapaan ajanvarausjärjestelmä sulkee kalenteriin merkatut tapahtumat ammattilaisen varauskirjasta. Järjestelmä tukee myös Microsoft AD/ Entra ID -tunnistautumista, mikä tekee kirjautumisesta turvallista ja vaivatonta joka päivä.
Työllisyysalueiden palveluissa tarvitaan usein eri ammattilaisten yhteistyötä. Yksi järjestelmä mahdollistaa useamman sisäisen tai ulkopuolisen ammattilaisen lisäämisen samaan ajanvaraukseen, ja myös työhön tarvittavien tilojen varaaminen hoituu kätevästi saman järjestelmän kautta.
Vihta tarjoaa mahdollisuuden myös asiakkaiden omatoimiseen ajanvaraukseen työllisyyspalveluissa. Asiakas voi varata, siirtää tai perua aikoja itsenäisesti verkossa – tarpeen vaatiessa vaikka keskellä yötä. Suomi.fi-tunnistautuminen varmistaa jokaisen asiakkaan tietoturvan ja yksityisyyden suojan.
Automaattiset vahvistus-, muistutus- ja peruutusviestit vähentävät unohdusten ja no show -varausten määrää sekä kohentavat asiakaskokemusta. Järjestelmän kautta voidaan välittää tietoa ja ohjata asiakkaita niin perinteisiin TE-toimipisteiden tapaamisiin, puhelinpalveluihin sekä etätapaamisiin esimerkiksi Microsoft Teams -integraation avulla.
Järjestelmä luo automaattisesti etätapaamisten liittymislinkit ja välittää ne asiakkaalle viesteillä. Siten digitaalinen asiointi on yhtä helppoa kuin kaikille tuttu kasvokkainen palvelu.
Vihta on läsnä myös työllisyyspalveluiden fyysisissä toimipisteissä. Vastaanotoille voidaan asentaa Vihdan itseilmoittautumisjärjestelmä automaatteineen ja infonäyttöineen. Asiakas voi ilmoittautua saapuneeksi vastaanotolle tai ottaa vuoronumeron ja seurata omaa tilannettaan aulan näytöltä. Tämä selkeyttää jonotusprosessia sekä asiakasvirtojen hallintaa.
Vihta voidaan ottaa käyttöön työllisyysalueella itsenäisenä järjestelmänä ilman raskaita integraatioprojekteja. Monipuoliset rajapinnat mahdollistavat sen liittämisen muihin järjestelmiin, kuten asiakastietojärjestelmiin, ja esimerkiksi integraatio Asiantuntijan Työmarkkinatoriin on tulossa kevään 2025 aikana.
Modernissa kuntaorganisaatiossa päätöksiä tehdään dataan perustuen. Vihta tarjoaa valmiit varausraportit ja mahdollisuuden viedä varausdataa esimerkiksi kunnan tietoaltaalle Power BI -raportointia varten. Näin resurssien kohdentaminen ja toiminnan kehittäminen perustuu faktaan, ei tuntumaan.
Vaikka Vihta on ihanteellinen työllisyyspalveluiden tarpeisiin, sen ominaisuudet eivät tietenkään rajoitu pelkästään niihin. Monipuolista ajanvaraus- ja asiakasohjausjärjestelmää voidaan hyödyntää laajasti myös muissa kunnan palveluissa, kuten esimerkiksi kaupunkiympäristön toimialalla tai vaikka maahanmuuton neuvontapalveluissa.
Näin sähköinen ajanvaraus- ja asiakasohjausjärjestelmä on kustannustehokas investointi, jota voidaan laajentaa ja kehittää kasvavien tarpeiden myötä.