• Erilaisissa sosiaali- ja terveyspalveluissa tehokkuus, potilasturvallisuus ja palveluiden saavutettavuus ovat ensiarvoisen tärkeitä tekijöitä.
• Sähköisen ajanvarausjärjestelmän integroiminen potilas- tai asiakastietojärjestelmiin on askel kohti sujuvampaa ja yhtenäisempää palveluprosessia.
• Integraatio ei pelkästään paranna toimintojen tehokkuutta vaan mahdollistaa myös paremman palvelun laadun ja nopeamman reagoinnin potilaiden ja asiakkaiden tarpeisiin.

Millaisia ongelmia potilas- tai asiakasjärjestelmän integrointi ratkaisee?

Tietojen pirstaleisuus

Suurissa organisaatioissa asiakastietojärjestelmät ja ajanvaraus sijaitsevat usein eri ohjelmistoissa, minkä myötä käsiteltävät tiedot pirstaloituvat herkästi. Useat eri sijainnit lisäävät myös mahdollisten virheiden määrää. Integraation avulla kaikki tiedot ovat yhdessä paikassa, minkä myötä käsin tehtävän työn määrä vähenee – ja samalla inhimillisten riskien mahdollisuus pienenee.

Kaksoiskirjaukset ja tietojen epäjohdonmukaisuus

Ilman integraatiota tietojen syöttäminen useaan eri järjestelmään lisää päällekkäisen työn määrää ja tietojen epäjohdonmukaisuuden riskiä. Tietokannan ja ajanvarauksen yhdistämisen ansiosta tiedot siirtyvät automaattisesti ja sulavasti järjestelmästä toiseen, eikä päällekkäisyyksien aiheuttamia virheitä pääse syntymään.

Hidastunut palveluprosessi

Ilman sujuvaa integraatiota ajanvarausten hallinta saattaa usein olla myös hidasta ja altistaa viivästyksille, kun tietoja täytyy etsiä useista käytössä olevista järjestelmistä. Integraation myötä palveluprosessit nopeutuvat, kun kaikki tarvittava tieto on saatavilla yhdestä paikasta.

Mitkä sitten ovat niitä hyötyjä?

Tehokkaampi ajanhallinta

Sähköisen ajanvarausjärjestelmän integrointi potilastietoihin mahdollistaa tarkemman ajanhallinnan. Esimerkiksi potilaan aikaisemmat käynnit ja hoitohistoria voidaan huomioida suoraan ajanvarauksessa, millä on optimoimaan resurssien käyttöä ja vähentää päällekkäisten varausten tai turhien käyntien riskiä.

Parempi potilasturvallisuus

Kun kaikki potilastiedot ovat helposti saatavilla yhdestä järjestelmästä, hoitohenkilöstö voi tehdä päätöksiä paremman ja ajantasaisen tiedon perusteella. Ajankohtaisella informaatiolla voidaan minimoida mahdollisuutta hoitovirheille ja parantaa yleisesti potilaiden turvallisuutta.

Selkeämpi asiakaskokemus

Integraation avulla asiakkaat voivat varata aikoja helpommin ja nopeammin. Kun järjestelmä tunnistaa asiakkaan tarpeet ja aikaisemmat käynnit, se voi myös tarjota räätälöityjä palveluehdotuksia tai muistutuksia tulevista käynneistä.

Ota nämä asiat huomioon, kun pohdit potilas- tai asiakastietojärjestelmän integraatiota

Ennen integraatioprojektia kannattaa kuitenkin huomioida muutama seikka, joilla pääsee alkuun.

Tietoturva ja tietosuoja

Potilas- ja asiakastiedot ovat luonnollisesti arkaluonteista aineistoa, joten tietoturvan ja -suojan on oltava etusijalla integraatiossa. Kannattaa siis varmistua, että kaikki tiedonsiirto on suojattua ja että järjestelmät täyttävät tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

Käyttäjäystävällisyys

Järjestelmien integroinnin on tärkeää olla käyttäjäystävällinen sekä henkilöstön että asiakkaiden näkökulmasta. Käyttöliittymistä kannattaa suunnitella mahdollisimman intuitiivisia, jotta potilaan tai asiakkaan asiointi ja ammattilaisen käyttö onnistuvat vaivattomasti.

Kustannukset ja resurssit

Potilas- tai asiakastietojärjestelmän integrointi on projekti, joka edellyttää taloudellisia ja ajallisia investointeja. Sen myötä on laatia selkeä suunnitelma, joka ottaa huomioon kustannukset, resurssit ja aikataulut.

Potilas- tai asiakastietojärjestelmien integrointi sähköiseen ajanvarausjärjestelmään tuo merkittäviä hyötyjä sosiaali- ja terveyspalveluiden tarjoajille sekä asiakkaille. Se parantaa palveluiden tehokkuutta, potilasturvallisuutta ja asiakaskokemusta.

Huomioon kannattaa kuitenkin ottaa useita tekijöitä, kuten tietoturva, käyttäjäystävällisyys ja järjestelmien yhteensopivuus, jotta lopputulos on onnistunut ja tuottaa lisäarvoa kaikille osapuolille.

Vihta-ajanvaraukseen toteutetut potilastietojärjestelmien integraatiot

Vihta-ajanvaraukseen on esimerkiksi toteutettu seuraavien potilastietojärjestelmien integraatiot:

• Lifecare-integraatio: Asiakkaan perustiedot (nimi, yhteystiedot, sms ja sähköpostiluvat) haetaan potilastietojärjestelmästä ajanvarausjärjestelmään asiakkaan henkilötunnuksen perusteella
• Pegasos-integraatio: Ammattilainen siirtyy valitun asiakkaan perustiedot mukana potilastietojärjestelmästä ajanvarausjärjestelmään varaamaan aikaa.