Tietojen pirstaleisuus
Suurissa organisaatioissa asiakastietojärjestelmät ja ajanvaraus sijaitsevat usein eri ohjelmistoissa, minkä myötä käsiteltävät tiedot pirstaloituvat herkästi. Useat eri sijainnit lisäävät myös mahdollisten virheiden määrää. Integraation avulla kaikki tiedot ovat yhdessä paikassa, minkä myötä käsin tehtävän työn määrä vähenee – ja samalla inhimillisten riskien mahdollisuus pienenee.
Kaksoiskirjaukset ja tietojen epäjohdonmukaisuus
Ilman integraatiota tietojen syöttäminen useaan eri järjestelmään lisää päällekkäisen työn määrää ja tietojen epäjohdonmukaisuuden riskiä. Tietokannan ja ajanvarauksen yhdistämisen ansiosta tiedot siirtyvät automaattisesti ja sulavasti järjestelmästä toiseen, eikä päällekkäisyyksien aiheuttamia virheitä pääse syntymään.
Hidastunut palveluprosessi
Ilman sujuvaa integraatiota ajanvarausten hallinta saattaa usein olla myös hidasta ja altistaa viivästyksille, kun tietoja täytyy etsiä useista käytössä olevista järjestelmistä. Integraation myötä palveluprosessit nopeutuvat, kun kaikki tarvittava tieto on saatavilla yhdestä paikasta.
Tehokkaampi ajanhallinta
Sähköisen ajanvarausjärjestelmän integrointi potilastietoihin mahdollistaa tarkemman ajanhallinnan. Esimerkiksi potilaan aikaisemmat käynnit ja hoitohistoria voidaan huomioida suoraan ajanvarauksessa, millä on optimoimaan resurssien käyttöä ja vähentää päällekkäisten varausten tai turhien käyntien riskiä.
Parempi potilasturvallisuus
Kun kaikki potilastiedot ovat helposti saatavilla yhdestä järjestelmästä, hoitohenkilöstö voi tehdä päätöksiä paremman ja ajantasaisen tiedon perusteella. Ajankohtaisella informaatiolla voidaan minimoida mahdollisuutta hoitovirheille ja parantaa yleisesti potilaiden turvallisuutta.
Selkeämpi asiakaskokemus
Integraation avulla asiakkaat voivat varata aikoja helpommin ja nopeammin. Kun järjestelmä tunnistaa asiakkaan tarpeet ja aikaisemmat käynnit, se voi myös tarjota räätälöityjä palveluehdotuksia tai muistutuksia tulevista käynneistä.
Ennen integraatioprojektia kannattaa kuitenkin huomioida muutama seikka, joilla pääsee alkuun.
Tietoturva ja tietosuoja
Potilas- ja asiakastiedot ovat luonnollisesti arkaluonteista aineistoa, joten tietoturvan ja -suojan on oltava etusijalla integraatiossa. Kannattaa siis varmistua, että kaikki tiedonsiirto on suojattua ja että järjestelmät täyttävät tietosuojalainsäädännön vaatimukset.
Käyttäjäystävällisyys
Järjestelmien integroinnin on tärkeää olla käyttäjäystävällinen sekä henkilöstön että asiakkaiden näkökulmasta. Käyttöliittymistä kannattaa suunnitella mahdollisimman intuitiivisia, jotta potilaan tai asiakkaan asiointi ja ammattilaisen käyttö onnistuvat vaivattomasti.
Kustannukset ja resurssit
Potilas- tai asiakastietojärjestelmän integrointi on projekti, joka edellyttää taloudellisia ja ajallisia investointeja. Sen myötä on laatia selkeä suunnitelma, joka ottaa huomioon kustannukset, resurssit ja aikataulut.
Potilas- tai asiakastietojärjestelmien integrointi sähköiseen ajanvarausjärjestelmään tuo merkittäviä hyötyjä sosiaali- ja terveyspalveluiden tarjoajille sekä asiakkaille. Se parantaa palveluiden tehokkuutta, potilasturvallisuutta ja asiakaskokemusta.
Huomioon kannattaa kuitenkin ottaa useita tekijöitä, kuten tietoturva, käyttäjäystävällisyys ja järjestelmien yhteensopivuus, jotta lopputulos on onnistunut ja tuottaa lisäarvoa kaikille osapuolille.
Vihta-ajanvaraukseen on esimerkiksi toteutettu seuraavien potilastietojärjestelmien integraatiot: